۱۰۰ نکته پیرامون استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه پزشکی

مقدمه:

نقش آزمایشگاه‌های پزشکی در نظام سلامت دنیای امروز، به ‌اندازه‌ای مهم و حیاتی است که بدون آن نمی‌توان حوزه بهداشت و درمان را متصور شد. حضور مؤثر کارکنان بی‌ادعا و پرتلاش آزمایشگاه‌های پزشکی سراسر کشور و نقش مهم آنان در تشخیص و مقابله با همه‌گیری ویروس کرونا، گواهی بر این ادعا است. با توجه به این جایگاه رفیع، ایجاد ساختاری پایدار و یکپارچه در آزمایشگاه‌های پزشکی با هدف بهبود خدمات تشخیصی و افزایش قابلیت اطمینان نتایج آزمایشگاهی، موضوعی بااهمیت و ضروری است. در همین راستا نکاتی پیرامون استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه پزشکی که برگرفته از مستندات و تجربیات در این عرصه است، به حضور محترم جامعه بزرگ آزمایشگاهی کشور تقدیم می‌گردد.

۱۰۰ نکته پیرامون استقرار سیستم مدیریت کیفیت به شرح زیر است:

• یک سیستم مدیریت کیفیت مطلوب باید بر اساس دیدگاه فرآیندنگر استقرار یابد.
• مدیریت کیفیت به همه فرآیندهای مدیریتی، اصلی و پشتیبانی تعلق دارد.
• بقا و پایداری یک آزمایشگاه به استقرار سیستم مدیریت کیفیت گره خورده است.
• بدون تعیین اهداف کیفی و در اختیار داشتن منابع لازم، کاری پیش نخواهد رفت.
• جهت استقرار مدیریت کیفیت، راهی جز تمرکز بر ایجاد تغییرات جزئی ولی مستمر و مداوم نیست.
• استفاده از الگوهای مدیریتی مانند چرخه PDCA جهت بهبود شاخص‌های کیفی مؤثر است.
• آموزش و ممیزی مداوم و مستمر، کلید موفقیت در استقرار سیستم مدیریت کیفیت است.
• کارکنان متعهد، باصلاحیت و باانگیزه مهم‌ترین منابع در آزمایشگاه پزشکی هستند.
• تجهیزات پیشرفته آزمایشگاهی به‌تنهایی منجر به بهبود کیفیت نخواهند شد.
• تعیین اهداف کیفی، طراحی ساختار و انتخاب کارکنان به ترتیب در اولویت هستند.
• تعیین اهداف کیفی باید هوشمندانه و برگرفته از خط مشی کیفی آزمایشگاه باشد.
• خطی مشی کیفی باید توسط همه مدیران و کارکنان آزمایشگاه درک شود.
• دانش و تجربه کارکنان باید در جهت رسیدن به اهداف کیفی به‌کار گرفته شود.
• اهداف کیفی باید شفاف، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی و دارای محدوده زمانی باشند.
• ساختار یک آزمایشگاه می‌بایست بر اساس اهداف کیفی طراحی شود.
• شرح وظایف، مسئولیت و حدود اختیارات کارکنان باید متناسب با ساختار آزمایشگاه باشد.
• یکی از دلایل وجود نیروهای مازاد در آزمایشگاه، عدم تناسب بین ساختار و کارکنان است.
• تعهد، مسئولیت‌پذیری و پشتیبانی صاحبان و مدیران ارشد آزمایشگاه امری ضروری است.
• عدم باور مدیران به رویکرد فرآیندنگر باعث شکست و سقوط آزمایشگاه خواهد شد.
• حس تعهد و مسئولیت‌پذیری مدیران باید به کل کارکنان آزمایشگاه انتقال داده شود.
• تأثیرگذاری مدیران بر کارکنان، نیازمند داشتن مهارت‌هایی است که باید آموخته شود.
• آموختن اصول و مبانی مدیریت کیفیت برای همه مدیران و کارکنان آزمایشگاه ضروری است.
• درک مفاهیم و تعاریف مدیریت کیفیت باعث تغییر نگرش مثبت در همه کارکنان می‌شود.
• دانش تخصصی تنها یکی از مهارت‌های موردنیاز برای مدیران و کارکنان آزمایشگاه است.
• مدیران آزمایشگاه باید مهارت‌های ایجاد انگیزه، تشویق و ترغیب در کارکنان را بیاموزند.
• بدون عشق، علاقه و انگیزه، دانش تخصصی مدیران و کارکنان به کار نخواهد آمد.
• آگاهی از فرآیندهای آزمایشگاهی و روابط متقابل آنها برای مدیران و کارکنان امری ضروریست.
• استفاده از الگوهای مدیریتی مانند نمودار لاک‌پشتی جهت توصیف بهتر فرآیندها مؤثر است.
• مدیران آزمایشگاه باید بتوانند دانش و اندیشه‌های خود را به برنامه‌های قابل اجرا تبدیل نمایند.
• در هر برنامه کاری باید مسئولیت‌ها و بازه زمانی اجرا به شکل شفاف تعیین شوند.
• مدیران در بازه‌های زمانی مشخص تصمیمات اتخاذشده را مورد بازبینی قرار دهند.
• تصمیم‌گیری فقط مختص صاحبان و مدیران ارشد آزمایشگاه نیست.
• جلسات بحث و تبادل نظر بین کارکنان از نکات مهم جهت استقرار سیستم مدیریت کیفیت است.
• مشارکت کارکنان در امر تصمیم‌گیری نقش بسزایی در بهبود کیفیت خدمات آزمایشگاهی دارد.
• یکی از چالش‌های استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه، عدم گردش اطلاعات است.
• بسیاری از مدیران از دریافت اطلاعات کاربردی و موردنیاز خود محروم هستند.
• جلسات مدیریت باید پربار و مؤثر باشد، در غیر این صورت اتلاف وقت و انرژی است.
• توجه به داده‌های آزمایشگاهی، نقشی مهم در تضمین کیفیت خدمات آزمایشگاهی دارد.
• ورودی جلسه باید از نوع داده‌های پردازش‌شده و خروجی آن نیز باید تصمیمات اتخاذشده باشد.
• قبل از برگزاری هر جلسه کاری، موضوع و اهداف جلسه مشخص شود و به اطلاع شرکت‌کنندگان برسد.
• یکی از مهم‌ترین چالش‌ها در استقرار سیستم مدیریت کیفیت، اجرا نشدن تصمیمات مدیران است.
• عدم هدف‌گذاری یکی از مهم‌ترین دلایل اجرایی نشدن تصمیمات اتخاذشده است.
• مدیران باید اهداف را اولویت‌بندی کرده و تا جایی که می‌توانند روی یک هدف تمرکز نمایند.
• اندیشه‌ورزی، خلاقیت، قدرت تصمیم‌گیری و مسئولیت‌پذیری از فاکتورهای مهم مدیریتی است.
• سرعت بازبینی در تصمیمات اتخاذشده باید متناسب با سرعت پیشرفت علوم آزمایشگاهی باشد.
• تصمیم‌گیری یک فرآیند است که باید با مشارکت کارکنان و تأمین انتظارات مدیران همراه باشد.
• جهت استقرار سیستم مدیریت کیفیت، همه کارکنان از بالاترین تا کمترین تخصص سهیم هستند.
• در جلسات کاری بجای پرداختن به حواشی و موانع، به فرصت‌های کاری پیش رو توجه شود.
• جلسات کاری زمان صرف غذا و گپ زدن نیست، بلکه زمانی برای بهره‌برداری از فرصت‌هاست.
• تضمین کیفیت در آزمایشگاه همانا درست انجام دادن کارهای درست در فرآیندهای مختلف است.
• انجام درست کارهای نادرست و بیهوده معادل با اتلاف وقت و هدر دادن منابع آزمایشگاه است.
• افزایش اثربخشی و خروجی مطمئن فرآیندها با درست انجام دادن کارهای درست محقق می‌شود.
• کیفیت بر اساس میزان پاسخ‌دهی به نیاز مراجعین، بیماران، پزشکان و کارکنان ارزیابی می‌گردد.
• مدیران و کارکنان آزمایشگاه باید از الزامات و نیازهای پایه‌ای مراجعین به آزمایشگاه آگاه باشند.
• بقا و پایداری یک آزمایشگاه وابسته به برآورده سازی نیازهای بیماران، پزشکان و کارکنان است.
• لازمه پرداختن به بایدها، شناخت الزامات و نیازهای پایه‌ای بیماران و مراجعین به آزمایشگاه است.
• نظرسنجی از مراجعین به آزمایشگاه یک راه مؤثر جهت شناخت نیازهای عملکردی آنان است.
• مدیریت به روش سنتی جوابگوی بسیاری از نیازهای مراجعین به آزمایشگاه نیست.
• مدیران باید به راه‌اندازی واحدهای توسعه و تحقیق در آزمایشگاه توجه بیشتری کنند.
• استقرار سیستم مدیریت کیفیت منجر به کاهش هزینه‌های پنهان در آزمایشگاه خواهد شد.
• از مهم‌ترین دلایل ورشکستگی و سقوط آزمایشگاه‌ها، عدم توجه به هزینه‌های پنهان است.
• از جمله هزینه‌های پنهان در یک آزمایشگاه، عدم ماندگاری کارکنان باصلاحیت آن است.
• وجود رفتارهای منفعلانه بین کارکنان یکی از چالش‌های استقرار سیستم مدیریت کیفیت است.
• انگیزه مالی، پیشرفت کاری و امنیت شغلی سه عامل مهم جهت ماندگاری کارکنان هستند.
• عدم ثبات مدیران در آزمایشگاه از جمله عوامل بی‌انگیزگی در کارکنان است.
• عدم تلاش مدیران ارشد در اجرای الزامات آزمایشگاه باعث بی‌انگیزگی کارکنان خواهد شد.
• دستاوردهای ارزشمند کارکنان باید دیده شوند و به نحو شایسته مورد قدردانی و تشکر قرار گیرند.
• از نکات مهم در مدیریت کارکنان، فراهم آوردن بستر مناسب جهت یادگیری است.
• فراهم آوردن زمینه مناسب یادگیری، مهم‌تر از برگزاری جلسات آموزشی است.
• یکی از مراحل مهم جهت استقرار مدیریت کیفیت، برگزاری دوره‌های آموزشی باکیفیت است.
• یکی از چالش‌های دوره‌های آموزشی، عدم کیفیت آن است.
• یکی از مصادیق عدم کیفیت دوره‌های آموزشی، استفاده نادرست از پاورپوینت است.
• استفاده از اسلایدهای زیاد و عدم گفتگوی چهره به چهره از کیفیت آموزش خواهد کاست.
• باید به هر دو مقوله آموزش گروهی و فردی توجه شود.
• تمرین و تکرار مرتب و منظم مفاهیم آموزشی، تأثیر انکارناپذیری در فرآیند یادگیری کارکنان دارد.
• احترام گذاشتن به نظرات مختلف کارکنان از عوامل مهم جهت اثربخشی دوره‌های آموزشی است.
• مدرسان و مشاوران باید به آنچه آموزش می‌دهند باور داشته باشند.
• از نشانه‌های استقرار نامطلوب مدیریت کیفیت، عدم وجود آسایش و آرامش در بین کارکنان است.
• تفویض درست کارها به کارکنان یک هنر است که باعث پیشرفت و تلاش بیشتر آنان می‌شود.
• کارایی، اثربخشی و در نهایت بهره‌وری آزمایشگاه در گرو مسئولیت‌پذیری همه کارکنان است.
• مدیران ارشد در اموری که تسلط ندارند باید کار را به کارشناسان آزمایشگاه واگذار نمایند.
• برای استقرار سیستم مدیریت کیفیت، کارکنان نباید صرفاً مانند ماشین کار کنند.
• برای کارکنان باید فرصت فکر، اندیشه، خلاقیت و ابراز وجود فراهم آورد.
• آزمایشگاه‌ها باید سیستمی را جهت پاداش دادن و ارتقاء شغلی کارکنان طراحی و اجرا نمایند.
• با گذر زمان، روند افزایش دستمزد و ارتقاء شغلی باید برای کارکنان فراهم شود.
• تمرکز بر راهکارهای تشویقی، کلید موفقیت در استقرار سیستم مدیریت کیفیت است.
• صلاحیت کارکنان باید بر مبنای معیارهای قابل اندازه‌گیری مورد ارزیابی قرار گیرد.
• ارزیابی صلاحیت کارکنان باید بر اساس شناسایی توانمندی‌ها و تمرکز بر نقاط قوت آنان باشد.
• بهبود کیفیت خدمات آزمایشگاهی به شکل مدیریت سنتی، استمرار و دوام نخواهد داشت.
• با استقرار سیستم مدیریت کیفیت باید از کارهای اضافی و کاغذبازی‌های بیهوده کاسته شود.
• یک سیستم مدیریت کیفیت مطلوب، انجام وظایف کارکنان را نه دشوار بلکه ساده‌تر می‌نماید.
• دانش انفورماتیک و وجود گروه IT متعهد و پشتیبان برای استقرار مدیریت کیفیت ضروریست.
• جهت استقرار سیستم مدیریت کیفیت همواره به بررسی وضعیت موجود در آزمایشگاه بپردازید.
• بهبود مستمر و مداوم فرآیندهای مختلف آزمایشگاه یک هدف مهم و دائمی است.
• استقرار مدیریت کیفیت نیازمند به مدیریت ریسک و شناسایی تهدیدها و موانع است.
• فرآیندهای آزمایشگاهی باید بر شناسایی ریسک‌ها و تجزیه و تحلیل آن تمرکز نمایند.
• در برخورد با خدمات نامنطبق باید علل ریشه‌ای وقوع خطاها شناسایی شوند.
• شناسایی علل ریشه‌ای وقوع خطاها نیازمند وجود دیدگاه سیستمی به مدیریت کیفیت است.
• کارکنان آزمایشگاه باید نسبت به ارائه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مؤثر مورد تشویق قرار گیرند.

۱۰۰) استقرار سیستم مدیریت کیفیت به برقراری ارتباط علمی بین آزمایشگاه و بالین نیازمند است.